Berikut ini merupakan dasar yang perlu diperhatikan agar administrator dapat mencapai sukses dalam tugasnya. Beberapa dasar dalam administrasi antara lain :
1. Prinsip Efisiensi
Administrator akan berhasil dalam tugasnya bila dia menggunakan semua sumber, tenaga, dana, dan fasilitas yang ada secara efisien.
2. Prinsip Pengelolaan
Administrator akan memperoleh hasil yang paling efektif dan efisien dengan cara melakukan pekerjaan manejemen, yakni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan melakukan pemeriksaan (pengontrolan).
3. Perinsip Pengutamaan Tugas Pengelolaan
Bila diharuskan untuk memilih pekerjaan manajemen dan pekerjaan operatif dalam waktu yang sama, seorang administrator cenderung memprioritaskan pekerjaan operatif. Namun ia sebaiknya tidak memfokuskan perhatiannya pada pekerjaan operatif saja karena bila ia hanya berkecimpung dalam tugas-tugas operatif saja, maka pekerjaan pokoknya akan terbengkalai.
4. Prinsip Kepemimpinan yang Efektif
Seorang administrator akan berhasil dalam tugasnya apabila ia memiliki gaya kepemimimpinan yang efektif, yakni memperhatikan hubungan antar manusia (human relationship), Pelaksanaan tugas serta memperhatikan situasi dan kondisi (sikon) yang ada.
Adapun tentang gaya kepemiminan yang efektif adalah mampu memelihara hubungan baik dengan bawahannya. Di samping itu ia juga harus memperhatikan pembagian dan penyelesaian tugas bagi setiap anggota organisasi yang sesuai dengan jenis pekerjaanya.
5. Prinsip Kerjasama
Administrator dikatakan berhasil dalam melakukan tugasnya bila ia mampu mengembangkan kerjasma antara seluruh anggota baik secara horizontal maupun secara vertikal.
Adapun prinsip-prinsip yang digunakan dalam kurikulum 1975 sebagai landasan operasional kegiatan administrasi di sekolah adalah berikut ini:
1. Prinsip Fleksibilitas
Penyelenggaraan pendidikan di sekolah harus memperhatikan faktor-faktor ekosistem dan kemampuan menyediakan fasilitas untuk pelaksanaan pendidikan sekolah.
2. Prinsip Efisien dan Efektivitas
Efisiensi tidak hanya dalam penggunaan waktu secara tepat, melainkan juga dalam pendayagunaan tenaga secara optimal.
3. Prinsip berorientasi pada Tujuan
Semua kegiatan pendidikan harus beriorientasi untuk mencapai tujuan. Administrasi pendidikan di sekolah merupakan komponen dalam sistem pendidikan maka untuk menjamin tercapainya tujuan tersebut, tujuan operasional yang sudah dirumuskan harus menjadi sandaran orientasi bagi pelaksanaan kegiatan administrasi pendidikan di sekolah.
4. Prinsip Kontinuitas
Prinsip kontinuitas ini merupakan landasan operasional dalam melaksanakan kegiatan administrasi di sekolah. Karena itu, dalam tiap jenjang pendidikan harus memiliki hirarki yang saling berhubungan.
5. Prinsip Pendidikan Seumur Hidup
Setiap manusia Indonesia diharapkan untuk selalu berkembang. Karena itu masyarakat ataupun pemerintah diharapkan dapat menciptakan situasi yang dapat mendukung dalam proses belajar mengajar. Dalam pelaksanaan administrasi pendidikan, prinsip tersebut perlu digunakan sebagai landasan operasional.
C. Tujuan Adminitrasi Pendidikan
Tujuan administrasi pendidikan pada umumnya adalah agar semua kegiatan mendukung tercapainya tujuan pendidikan atau dengan kata lain administrasi yang digunakakn dalam dunia pendidikan diusahakan untuk mencapai tujuan pendidikan.
Administrasi pendidikan semakin rumit karena menyangkut masyarakat atau orang tua murid, yang terlibat langsung dalam pendidikan itu. Oleh karena itu, semakin baik administrasi pendidikan ini, semakin yakin pula bahwa tujuan pendidikan itu akan tercapai dengan baik.
Sergiovanni dan Carver (1975) menyebutkan empat tujuan administrasi yaitu :
Ø Efektifitas produksi,
Ø Efisiensi,
Ø Kemampuan menyesuaikan diri (adaptivenes),
Ø Kepuasan kerja.
Keempat tujuan tersebut dapat digunakan sebagai kriteria untuk menentukan keberhasilan dalam penyelenggaraan sekolah. Sebagai contoh: sekolah memiliki fungsi untuk mencapai efektifitas produksi, yaitu menghasilkan lulusan yang sesuai dengan tuntutan kurikulum. Dalam pencapaian tujuan tersebut harus dilakukan usaha seefisien mungkin, yaitu dengan menggunakan kemampuan dana, dan tenaga semaksimal mungkin, tetapi memberi hasil sebaik mungkin, sehingga lulusan tersebut dapat melanjutkan ke tingkat berikutnya dan dapat menyesuaikan dirinya (adaptivenes) dengan lingkungan sekolahnya yang baru. Selanjutnya lulusan ini akan mencari kerja pada perusahaan yang memberi kepuasan kerja kepada mereka.
D. Fungsi Administrasi Pendidikan
Administrasi pendidikan merupakan tindakan mengoordinasikan perilaku manusia dalam pendidikan untuk menata sumber daya yang ada dengan sebaik-baiknya sehingga tujuan pendidikan dapat tercapai secara produktif. Penjabaran istilah produktif biasanya tergantung kepada siapa yang meninjaunya. Ada tiga pola pandang tentang sekolah yang produktif, yakni administrator, psikolog, dan ekonomi.
1. Pandangan administrator. Administrator bertanggungjawab untuk mengolah sistem pendidikan. Penentuan untuk mengkategorikan sekolah produktif dapat dilakukan dengan mengaitkan antara input yang digunakan, yaitu ruangan, guru, buku, dan peralatan lainnya dengan output ang diharapkan. Output yang diharapkan harus dapat mencapai keseimbangan yang paling menguntungkan dengan input yang tersedia.
2. Pandangan psikolog. Mereka mengaitkan ukuran sekolah yang produktif dengan perubahan dan perilaku peserta didik, yang mencakup pertambahan pengetahuan, nilai dan peningkatan kemampuan lainnya dan mengaitkan pula dengan input yang tersedia. Kesulitan utama dalam pola pandang ini adalah cara mengidentifikasikan dan mengukur perubahan perilaku sebagai akibat pendidikan di sekolah. Kesulitan ini terjadi karena perubahan perilaku peserta didik (output) adalah gabungan antara pengaruh sekolah dan lingkungan luar sekolah.
3. Pandangan ekonomi. Pendidikan memberikan kontribusi pada peserta didik untuk berperan dalam sistem ekonomi. Sekolah disebut produktif jika nilai moneter yang diterima oleh setiap individu akibat pendidikakn adalah seimbang atau lebih besar daripada biaya yang dkeluarkan untuk memperoleh pendidikan.
E. Administrasi dan Manajemen Pendidikan
Ada beberapa istilah yang sering disamakan dengan istilah administrasi pendidikan, misalnya manajemen pendidikan. Dalam penggunaannya secara umum, administrasi sering diartikan sama dengan manajemen, administrator dengan manajer. Namun, akhir-akhir ini ada beberapa penulis yang mencoba membedakannya, walaupun kadang-kadang pembedaaan itu tidak konsisten. Kalaupun ada nampaknya perbedaan itu tidak fundamental. Ketidaksamaan pendapat yang ada dapat dipahami, sebab dalam beberapa prkateknya ada tiga pendapat tentang hubungan antara administrasi dengan manajemen, yakni:
1. Administrasi lebih luas dari manajemen atau administrasi mencakup manajemen, pendapat ini sesuai dengan pendapat D. Waldo dalam bukunya Public Administration yang mengatakan: “Public administration is organization of man and materials to achieve the purposes of goverment” (Administrasi negara adalah pengorganisasian dan manajemen manusia dan materi untuk mencapai tujuan pemerintah).
2. Administrasi identik dengan manajemen, dengan alasan:
Ø Dilihat dari pengertiannya, baik administrasi maupun manajemen merupakan proses, kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Ø Dalam istilah sehari-hari, terutama dalam arti kelembagaan keduanya sering dipakai menunjuk isi yang seperti Akademi Administrasi, Aakademi Manajemen.
3. Administrasi lebih sempit daripada manajemen, dalam arti administrasi tercakup dalam manajemen, secara spesifik administrasi merupakan satu bidang dari manajemen sebab manajemen terdiri atas enam bidang yakni production, marketing, financial, personal, human relation, dan administrative management. Dalam paham ini, administrasi disamakan dengan office management, yakni sebagai kegiatan ketatausahaan atau sama dengan arti adminsitrative yang berasal dari bahasa Belanda.
Polemik tentang kaitan administrasi dan manajemen masih berlangsung sampai saat ini. Namun akhir-akhir ini ada kecenderungan tertentu untuk membedakan penggunaannya. Untuk bidang pendidikan, pemerintahan, rumah sakit, dan kemiliteran dipakai istilah administrasi, sedangkan untuk bidang industri dan perusahaan dipakai istilah manejemen.
F. Administrasi Pendidikan, Administrasi Sekolah, dan Supervisi Pendidikan.
Istilah lain yang sering dikaitkan dengan administrasi pendidikan adalah administrasi sekolah. Administrasi sekolah didefinisikan sebagai seni dan ilmu pengintegrasian secara kreatif ide-ide, material, dan orang dalam satu kesatuan organik atau unit yang bekerja secara harmonis untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Dari batasan di atas nampak pada hakekatnya administrasi sekolah sama dengan administrasi pendidikan sebab mencakup maksud dan isi yang sama. Namun dalam prkateknya, khususnya di Indonesia, istilah administrasi pendidikan lebih populer dan lebih sering dipakai, sebab ada tendensi untuk mengartikan administrasi sekolah dalam artian yang sempit yakni disamakan dengan katatausahaan sekolah.
Setelah istilah di atas masih kita dapati lagi istilah supervisi pendidikan. Super artinya lebih atau atas, sedang vision berarti melihat atau meninjau. Secara etimologis supervisi berarti melihat (meninjau) dari atas terhadap pelaksanaan dari hasil kegiatan bawahan. Pengertian ini membawa implikasi seolah-olah supervisi disamakan dengan pengawasan atau inspeksi yang umum berlaku dalam dunia pendidikan adalah kegiatan mendeteksi keslahan bawahan dalam melaksanaan perintah serta peraturan-peraturan dari atasan. Kesalahan dalam melaksanakannya dipandang sebagai hal yang harus mendapat hukuman atau ganjaran, yang dikenal dengan nama hukuman administratif.
Dalam realisasinya, kegiatan supervise pendidikan dilakukan oleh orang tetentu khusus yang menjalankan tugas itu, yang disebut supervisor. Pada dasarnya supervisor adalah pemimpin pendidikan juga, sedang supervise pendidikan adalah kegiatan administrasi pendidikan dari pemimpin salah satu komponen pendidikan. Adapun tujuan supervise pendidikan adalah meniali kemampuan guru sebagai pendidik dan pengajar dalam bidang masing-masing guna membantu mereke melakukan perbaikan-perbaikan bilamana diperlukan dengan menunjukkan kekurangan-kekurangannya agar mereka berusaha mengatasinya dengan menunjukkan usaha sendiri.
Kegiatan yang dapat dilakukan dalam supervisi pendidikan adalah:
1. Membangkitkan dan mendorong semangat guru dan pegawai sekolah lainnya untuk menjalankan tugasnya dengan sebaik-baiknya.
2. Berusaha mengadakan dan melengkapi perlengkapan, termasuk bermacam-macam media instruksional yang diperlukan bagi kelancaran jalannya proses belajar mengajar yang baik.
3. Bersama guru berusaha mengembangkan, mencari, dan menggunakan metode-metode baru dalam proses belajar mengajar yang baik.
4. Membina kerjasama yang harmonis antara guru, murid, dan pegawai sekolah, antara lain dengan mengadakan workshop, seminar, inservice, training atau upgrading.
Walaupun demikian untuk membedakan antara administrasi dan supervisi pendidikan ditinjau dari tiga sudut, yakni:
1. Menata lawan melakukan. Menurut pandangan ini administrasi merupakan tindakan menjalankan semua kewajiban yang menyebabkan adanya pelaksanaan program pendidikan, sedangkan supervisi ialah semua tindakan yang menyebabkan pelaksanaan program pendidikan dapat berjalan dengan baik.
2. Kekuasaan lawan pelayanan. Administrasi menekankan kekuasaan, sedangkan supervisi menekankan pelayanan.
3. Keseluruhan lawan bagian. Administrasi merupakan keseluruhan usaha mmengatur dan mengurus sekolah, sedangkan supervisi adalah sebagian dari administrasi yang disarankan kepada orang lain.
